【IT贴士】在Excel中设置打印单据模板

老菜

1. 扫描表格
把原表格放入扫描仪，扫描分辨率设定为100dpi、缩放比设为100、模式为黑白文本。在预览图形上调整扫描区域框使它尽量靠近表格边框，你也可以在扫描后再用图形处理软件进行修剪，去除表格周围的空白，再将扫描的图像处理后保存好。
如果在表格外也要填写的话，那么在扫描前最好先用铅笔在原表格上画一个边框，作为扫描后修剪和量取页边距的依据。

2. 设置背景
启动Excel 2003，单击菜单栏的“格式/工作表/背景…”，打开工作表背景对话框，找到刚才保存的表格图像，设定为背景。单击工具栏上显示比例的下拉列表框，在框中直接输入105后回车，把显示比例设定为105%。
注意：这里105%的比例是这样得来的。在纸上画一个边长10厘米的正方形，扫描后设为电子表格背景，此时比例为100%，用绘图工具栏中的“矩形”工具画一个与背景正方形完全重合的矩形，打印出来。量得打印出正方形边长为10.5厘米，除以原正方形的边长10厘米，可得比例为105%。另外，你也可以在Excel中画一个边长为10厘米的正方形，再试着慢慢调整比例，使它与背景正方形重合，亦不难得到相应的比例。

在工作表中使用背景图片
为了让背景与工作表内容更和谐，有时需要关闭工作表的网格线显示，因为网格线会显示在背景图片上方，破坏美感。关闭工作表网络线显示的方法是：单击菜单“工具”→“选项”，在“选项”对话框的“视图”选项卡中，清除“网格线”复选框，单击“确定”按钮。
不显示网格线时的工作表背景
在默认情况下，背景图片会平铺在整个工作表中，而且无法被打印出来。下面介绍的技巧能够巧妙地突破这些限制，帮助用户更灵活地发挥背景图片的威力。
在特定单元格区域中显示背景
如果不希望背景图片在整个工作表中平铺显示，或者只希望在特定的单元格区域中显示，可以在插入工作表背景以后如下操作。
只在特定单元格区域中显示背景
按<Ctrl+A>组合键全选整张工作表，然后按<Ctrl+1>组合键调出“单元格格式”对话框，在“图案”选项卡中，选择单元格底纹颜色为“白色”。
选定需要背景的单元格区域，然后按<Ctrl+1>组合键调出“单元格格式”对话框，在“图案”选项卡中，选择单元格底纹颜色为“无”。
76?2 打印背景
如果需要把背景和单元格内容一起打印出来，可以如下操作。
使用Excel的摄影功能把需要打印的单元格区域复制为链接图片，粘贴到一张空白工作表上，有关Excel的摄影功能介绍。
右键单击链接图片，在快捷菜单中选择“设置图片格式”命令。如图76?4所示。
设置链接图片的格式
在“设置图片格式”对话框中选择“颜色与线条”选项卡，单击“填充”→“颜色”选项的下拉箭头，选择“填充效果”。
设置链接图片的填充效果
在“填充效果”对话框中单击“选择图片”，然后选取一张图片，单击“确定”按钮。
在填充效果中选择图片
现在可以在打印预览中看到设置的表格背景了

3. 定位填写
通过拖动行、列标题的边界调整行高或列宽，再配合使用格式工具栏中的“合并及居中”按钮，调整表格线使它与背景表格的表格线重合(也不必很准确，只要能让文字填写在所需位置就可以)。对于大量等高(宽)的行(列)，全部选中并从菜单样中的“格式/行/行高(列/列宽)”中直接输入数值会更快些。然后在相应单元格里输入数据、文字或公式引用(如图)，记住千万不要设置单元格边框，这样一张表格就做好了。

4. 页面设置
单击菜单栏中的“文件/页面设置…/页边距”，用尺子量取原表格纸中表格边框到纸张左边和上边的距离，把量取的尺寸直接输入页面设置对话框中相应的左、上页边距中，右、下边距则要设小一点，让整张表格都可以打印出来就行了。单击“选项”按钮，进入打印机设置界面自定义纸张尺寸，直接输入纸张的尺寸，这当然也要直接用尺子测量。
部分打印机设置中可能没有自定义纸张尺寸的功能，此时我们只要从“文件/页面设置/页面/纸张大小”中选一个比实际纸张大点的纸张尺寸，一般也可以正常打印。

5. 打印输出
现在可以把原表格纸放入打印机打印了，如果以上操作均无误的话，一般无须调整即可一次成功。即使出现水平或垂直移位，也只要直接量取偏移值，然后增减到相应的上、左页边距中即可。在此我们设置为背景的表格虽然在屏幕上可以看到，但是并不会被打印出来，所以无须考虑。
这种套打表格的方法特别适用于打印大量的相关表格。像财务、税务和统计这三种报表中的数据都是密切相关的。如果把这些相关的报表都存放在同一工作簿内，设置好不同工作表间的相互引用和计算公式。以后我们只要输入几个基本数据就可以自动计算套打出一套完整的报表。

老菜

张小菜 发表于 2014-3-10 17:06
学习了！

网上找到的资料，感谢蛋蛋的编辑！

张小菜

学习了！